Correspondance commerciale: la lettre commerciale

[Frederique]

• Tweet

Correspondance commerciale: la lettre commerciale

Les moyens de communication de nos jours sont nombreux: Téléphone, courrier électronique, télécopie, téléphone portable, ordinateur de poche, télégramme, etc.)
Néanmoins les communications par lettres (imprimées ou écrites à la main) demeurent importantes.

La correspondance commerciale est l'ensemble des lettres échangées dans le cadre d'opérations de commerce.
La lettre commerciale doit pouvoir être lue rapidement. Elle exprimera les faits de façon claire et précise. Les phrases sont généralement simples et préférablement courtes.
Il ne faut pas oublier qu’une lettre commerciale peut servir de preuve et qu'elle devra donc être rédigée de façon précise et claire.

Rédaction
- bien ordonner les idées;
- suivre un plan qui permettra de classer ces idées dans un ordre logique;
- diviser la lettre en paragraphes;
- veiller à la ponctuation.

Contenu
- Le début de la lettre variera en fonction de son objet (première prise de contact, commande, réclamation, demande de renseignements, etc.). Il convient de bien le rédiger car il s'agit du premier contact avec le destinataire.
- La conclusion a pour but d'exprimer au destinataire ce que l'on attend de lui.
- La formule de politesse doit tenir compte des relations entre l'expéditeur et le destinataire ainsi que du contenu de la lettre.


Sources:
«Faire des affaires en français» Marie-Odile Sanchez-Macagno, Lydie Corado
la lettre commerciale

[Frederique]

Formules de politesse
Une lettre administrative ou commerciale se termine traditionnellement par une formule de politesse. Voici quelques conseils de rédaction

Formules de politesse classiques

Générales
- Nous vous prions d'agréer, Madame ou Monsieur (selon le cas), nos salutations distinguées.
- Veuillez agréer, Madame ou Monsieur (selon le cas), l’expression de ma considération distinguée.
- Veuillez agréer, Madame ou Monsieur (selon le cas), l'expression de mes sentiments distingués.

Formules plus déférentes
- Nous vous prions d'agréer, Madame ou Monsieur (selon le cas), l'expression de nos sentiments respectueux et dévoués.
- Nous vous prions d'agréer, Madame ou Monsieur (selon le cas), nos respectueuses salutations.
- Nous vous prions de croire, Madame ou Monsieur (selon le cas), à l’expression de nos sentiments les plus dévoués.

Les formules de politesse deviennent de plus en plus conviviales
- Amicalement
- Amitiés
- Bien cordialement
- Bien sincèrement
- Cordialement
- Cordialement vôtre
- Sincèrement
- Sincèrement vôtre
- Sincères salutations

Généralités
Les formules de politesse classiques assemblent 4 éléments :
Tête de phrase, facultative + verbes + formule d'appel + formule finale

Tête de phrase
- En vous remerciant de votre obligeance,
- Dans l'attente de vous rencontrer, etc.
Cette expression doit toujours être conviviale. Elle peut être avantageusement remplacée par une phrase de conclusion avant la formule de politesse.
Attention à la concordance des sujets entre la tête de phrase et le sujet de la phrase : «En vous remerciant de votre obligeance, je vous prie d'agréer... »
- Correct: «je» / «je» et non pas
- Incorrect : «je» / «vous» : «En vous remerciant de votre obligeance, veuillez agréer... »

La partie verbale est une combinaison de deux verbes:
«Veuillez» ou «Je vous prie de», suivi de «agréer», «croire», «recevoir», «accepter».
S'il l'on invoque des «sentiments», utiliser le verbe agréer.
S'il s'agit de «salutations», employer les verbes «agréer» ou «recevoir».

La formule d'appel désigne l'interlocuteur
Madame, Monsieur, Mesdames, Messieurs, Chère Madame, Cher Monsieur, Maître, etc.
Si l'interlocuteur est une personne morale, on a le choix entre «Mesdames, Messieurs» et «Madame, Monsieur».
Monsieur est l'usage le plus fréquent, notamment lorsqu'on ignore si le correspondant est un homme ou une femme.

La formule finale est plus ou moins conviviale:
- (l'expression de) mes sentiments distingués,
- (l'expression de) ma considération distinguée,
- (l'expression de) mes sentiments dévoués,
- (l'expression de) ma profonde gratitude, etc.

Si le terme «l'expression» est omis, la formule de politesse est moins déférente.
Attention à ne pas écrire «Veuillez agréer l'expression de nos salutations distinguées». On exprime des sentiments, pas des salutations. Il faut écrire: «Veuillez agréer, Madame ou Monsieur (selon le cas), nos salutations distinguées».

Éviter
- le terme «assurance», dont la connotation hiérarchique n'est pas claire : «Veuillez agréer, Monsieur, l'assurance de notre parfaite considération».
Source: formules_politesse


Formules de politesse épistolaires
Lors de la rédaction d'une correspondance, une formule de politesse est une phrase ajoutée pour marquer la déférence vis-à-vis du destinataire. Les formules de politesse sont plus ou moins convenues et solennelles : J'ai l'honneur de…, Je vous prie d'agréer l'expression de mes sentiments distingués…, etc. Elles se placent en fin de lettre.[…]
Wikipédia


Conseil pour construire votre courrier
Formules de politesse
Comment commencer un courrier
Vous devez vous adresser à votre correspondant par une formule de courtoisie, une interpellation, ce qui constitue l'en-tête. Négliger cet appel équivaudrait à ne pas saluer la personne à qui vous écrivez. Bien entendu, l'en-tête varie selon le destinataire.
Les mots Monsieur, Madame, Mademoiselle ayant pour premier élément «mon, «ma», il est inutile de les précéder d'un possessif : Mon cher Monsieur, Ma chère Madame. Les formules Cher Monsieur, Chère Madame suffisent. Si votre correspondant cumule plusieurs fonctions, choisissez toujours le titre le plus élevé pour vous adresser à lui.

Comment terminer un courrier
C'est souvent un casse-tête de trouver la formule finale d'une lettre. D'une manière générale, il est d'usage de faire intervenir le Monsieur, Cher ami, etc. du début dans la formule de fin de lettre.
Par exemple: Croyez, Monsieur,...
Veuillez croire, cher ami,...
La terminaison d'une lettre doit être en rapport avec la personnalité des deux correspondants. Les formules des lettres adressées aux personnages officiels suivent les règles d'un protocole assez strict qu'un homme et une femme doivent respecter.[…]
lettres_courriers