Index - How to create an index in Word

Offline eleftheria

  • IMAGINE...
  • Full Member
  • ***
    • Posts: 415
    • Gender:Female
Καλησπέρα,

Γνωρίζει κανείς πώς κάνουμε index στο τέλος του βιβλίου;  Πώς γίνεται να αντιστοιχείς ελληνικούς όρους/λέξεις κλπ στα αγγλικά όταν η ελληνική γλώσσα έχει καταλήξεις σύμφωνα με πτώσεις, πρόσωπα κλπ.  Ναι μεν χρησιμοποιούμε ειδική σήμανση στο κείμενό μας, στο τέλος όμως που είναι αλφαβητικό το ευρετήριο τι γίνεται;
Ευχαριστώ πολύ!
« Last Edit: 27 Feb, 2008, 16:29:59 by spiros »
The poet is rather an old book
The poet is missing
The poet is a liar
The poet is you


Online spiros

  • Administrator
  • Hero Member
  • *****
    • Posts: 788598
    • Gender:Male
  • point d’amour
    • spiros.doikas
    • greektranslator
    • doikas
    • lavagraph
    • Greek translator CV
Για τι πρόγραμμα μιλάμε; Το παρακάτω είναι από το Help του Word XP.

About creating an index

An index lists the terms and topics discussed in a document, along with the pages they appear on. To create an index, you mark the index entries in your document and then build the index. Once you mark an index entry, Microsoft Word adds a special XE (Index Entry) field to your document:

You can create an index entry:

For an individual word, phrase, or symbol.
For a topic that spans a range of pages.
That refers to another entry, such as “Transportation. See Bicycles.”
After you've marked all the index entries, you choose an index design and build the finished index. Word then collects the index entries, sorts them alphabetically, references their page numbers, finds and removes duplicate entries from the same page, and displays the index in the document.

Word places symbols, such as @, at the beginning of the index. If you selected an index format that includes headings for alphabetic groups, the symbols are grouped under the # (number sign) heading.

To use additional options for customizing the index, you can use fields. For example, you can build the index for only part of the document.



Create an index

Do one of the following to mark index entries:
Mark words or phrases

To use existing text as an index entry, select the text. To enter your own text as an index entry, click where you want to insert the index entry.
Press ALT+SHIFT+X.
To create the main index entry, type or edit the text in the Main entry box. You can customize the entry by creating a subentry or by creating a cross-reference to another entry.
Notes

To include a third-level entry, type the subentry text followed by a colon (:) and then type the text of the third-level entry.
If you want to use a symbol, such as @, in the entry, type ;# (semicolon followed by the number sign) immediately following the symbol.
To select a format for the page numbers that will appear in the index, click to select the Bold or Italic check box below Page number format. If you want to format the text for the index, right-click it in the Main entry or Subentry box, and click Font. Select the formatting options that you want to use.
For Help on an option, click the question mark , and then click the option.

To mark the index entry, click Mark. To mark all occurrences of this text in the document, click Mark All.
To mark additional index entries, select the text, click in the Mark Index Entry dialog box, and then repeat steps 3 through 5.
Mark entries for text that spans a range of pages

Select the range of text you want the index entry to refer to.
On the Insert menu, click Bookmark.
In the Bookmark name box, type a name, and then click Add.
In the document, click at the end of the text you marked with a bookmark.
Press ALT+SHIFT+X.
In the Main entry box, type the index entry for the marked text.
To select a format for the page numbers that will appear in the index, click to select the Bold or Italic check box below Page number format. If you want to format the text for the index, right-click it in the Main entry or Subentry box, and click Font. Select the formatting options that you want to use.
For Help on an option, click the question mark , and then click the option.

Under Options, click Page range.
In the Bookmark box, type or select the bookmark name you typed in step 3.
Click Mark.
Automatically mark entries by using a concordance file

Create a concordance file.
How?

Click Insert Table  on the Standard toolbar.
Drag to select two columns.
In the first column, enter the text you want Microsoft Word to search for and mark as an index entry. Make sure to enter the text exactly as it appears in the document. Then press TAB.
In the second column, type the index entry for the text in the first column. Then press TAB. If you want to create a subentry, type the main entry followed by a colon (:) and the subentry.
Repeat steps 3 and 4 for each index reference and entry.
Save the concordance file.
Tips

To make sure Word marks all the text you want to index, list all forms of the text you want to search for. For example, type erupt, erupting, and eruption in three separate cells in the left column, and then type volcanoes in the matching cells in the right column.
To speed up the creation of a concordance file, first open both the concordance file and the document you want to index. To see both documents at once, click Arrange All on the Window menu. Then copy text from the document you want to index into the first column of the concordance file.
Open the document you want to index.
On the Insert menu, point to Reference, click Index and Tables, and then click the Index tab.
Click AutoMark.
In the File name box, enter the name of the concordance file you want to use.
Click Open.
Word searches through the document for each exact occurrence of text in the first column of the concordance file, and then it uses the text in the second column as the index entry. Word marks only the first occurrence of an entry in each paragraph.

Note   Microsoft Word inserts each marked index entry as an XE (Index Entry) field in hidden text format. If you don't see the XE fields, click Show/Hide   on the Standard toolbar.

Click where you want to insert the finished index.
To make sure that the document is paginated correctly, you need to hide field codes and hidden text. If the XE (Index Entry) fields are visible, click Show/Hide   on the Standard toolbar.
On the Insert menu, point to Reference, click Index and Tables, and then click the Index tab.
Do any of the following:
Click a design in the Formats box to use one of the available designs or design a custom index layout.
How?

On the Insert menu, point to Reference, click Index and Tables, and then click the tab you want.
In the Formats box, click From template, and then click Modify.
Under Styles, click the style you want to change, and then click Modify.
To add the new style definition to your template, select the Add to template check box.
Under Formatting, select the options you want.
For Help on an option, click the question mark , and then click the option.
If you’re building an index for text in another language, then click the language in the Language box.

For Help on an option, click the question mark , and then click the option.

To update the index, click to the left of the field and press F9.
Notes

Don't modify index entries in the finished index; if you do, your changes will be lost when you update the index.
If you create an index in a master document, expand the subdocuments before you insert or update the index.
« Last Edit: 17 Apr, 2005, 20:04:12 by spiros »



Offline eleftheria

  • IMAGINE...
  • Full Member
  • ***
    • Posts: 415
    • Gender:Female
Ευχαριστώ πολύ, Σπύρο.  Για word μιλάμε.  Θα πρέπει να διαβάσω αυτά που μου παραθέτεις και να έχω απορίες θα ξαναενοχλήσω.  Πρόκειται για index στο τέλος βιβλίου και για το μεταφρασμένο κείμενο.  Τα βρίσκω σκούρα τα πράγματα, και πολύ μα πολύ χρονοβόρα.  Θα διαβάσω όσα μου παρέθεσες,  Ευχαριστώ και πάλι.
The poet is rather an old book
The poet is missing
The poet is a liar
The poet is you


Online spiros

  • Administrator
  • Hero Member
  • *****
    • Posts: 788598
    • Gender:Male
  • point d’amour
    • spiros.doikas
    • greektranslator
    • doikas
    • lavagraph
    • Greek translator CV


Offline banned8

  • Jr. Member
  • **
    • Posts: 132
    • Gender:Male
Αν καταλαβαίνω καλά, υπάρχει ένα αγγλικό πρωτότυπο, το οποίο μεταφράστηκε στα ελληνικά. Το αγγλικό βιβλίο έχει ένα εκτενές ευρετήριο στο τέλος και ο μεταφραστής καλείται τώρα να βρει, μία προς μία, ποιες είναι οι λέξεις που ευρετηριάζονται στο πρωτότυπο, να αναζητηθούν αυτές οι λέξεις στο μεταφρασμένο κείμενο και να χτιστεί ένα αντίστοιχο ευρετήριο της ελληνικής έκδοσης, όπου θα πρέπει επιπροσθέτως στο τέλος να συγκεντρωθούν σε μία αναφορά όλες οι περιπτώσεις των πολλαπλών τύπων της ελληνικής, π.χ. στο Αθηναίος να μπουν και οι τύποι Αθηναίου, Αθηναίο, Αθηναίοι, Αθηναίων, Αθηναίους. Καλά ξεμπερδέματα, Ελευθερία. Πες μας κι άλλα, να δούμε αν μπορούμε να βοηθήσουμε.


Offline diceman

  • Hero Member
  • *****
    • Posts: 1328
    • Gender:Male
  • Talk less, say more.
    • meta|φραση School of Translation Studies
Ελευθερία,

Καλησπέρα. Το index του Word σου είναι απολύτως άχρηστο στην περίπτωση που μεταφράζεις ένα βιβλίο. Το αρχείο σου θα περάσει από Word σε Quark XPress για να σελιδοποιηθεί και το ευρετήριο δημιουργείται από ένα plug-in του Quark. Κάθε λέξη που θέλεις να συμπεριληφθεί στο ευρετήριο θα πρέπει να την κλείνεις μέσα στα σύμβολα "<$i" και ">".

Παράδειγμα
Αν έχεις γράψει τη φράση "Ο Έντγκαρ Άλλαν Πόε γεννήθηκε το..." και θέλεις να συμπεριληφθεί το επώνυμο του Πόε στο ευρετήριο, πρέπει να τη γράψεις ως εξής:

"Ο Έντγκαρ Άλλαν <$iΠόε> γεννήθηκε το..."

Καλή υπομονή!
Βασίλης Μπαμπούρης
meta|φραση School of Translation Studies


Online spiros

  • Administrator
  • Hero Member
  • *****
    • Posts: 788598
    • Gender:Male
  • point d’amour
    • spiros.doikas
    • greektranslator
    • doikas
    • lavagraph
    • Greek translator CV
Βέβαια, αντί να κάνει μία-μία τις λέξεις μπορεί πολύ εύκολα στο τέλος να κάνει στο Word για κάθε λέξη που θέλει να συμπεριληφθεί:

Code: [Select]
Εύρεση: Πόε
Αντικατάσταση: <$iΠόε>

έχοντας επιλεγμένο το match whole word / match case ανάλογα με τη λέξη.


 

Search Tools